Os projetos em equipe são notórios por levar muito mais tempo do que os prazos determinados para sua conclusão. A Apple, por exemplo, postergou o lançamento de seu HomePod porque precisava de “um pouco mais de tempo para refiná-lo”. A Microsoft atrasou continuamente a entrega do sistema operacional Windows 10. Já a construção da Sydney Opera House, que deveria levar apenas quatro anos, acabou demorando 14.

Mas, afinal, por que isso acontece? Por que a produtividade dos times (e, por tabela, seus cronogramas) foge dos trilhos? Procrastinação? Preguiça? Não necessariamente. A Lei de Parkinson, sim, pode ter muito a ver com isso.

O termo, cunhado por Cyril Northcote Parkinson em um ensaio para o The Economist em 1955, prevê que “a quantidade de trabalho necessária se ajusta ao tempo disponível para sua conclusão”.

Ou, em outras palavras, contar com um prazo razoável para fazer algo geralmente nos inspira a aumentar o nível de detalhamento e complexidade do trabalho – o que prevê a inclusão de mais profissionais na equipe, a convocação de reuniões sem fim e inserção de atividades e recursos nem sempre pertinentes ou necessários. Com isso, o tempo despendido na empreitada se expande, o que pode acabar comprometendo a entrega.

Vale destacar que o mesmo padrão de conduta humana pode ser visto em outras áreas, como gastos e orçamentos, em que as despesas costumam se ampliar com o aumento da renda. Outro bom exemplo é quando temos à disposição uma sala grande e vazia, o que nos estimula a ocupá-la com coisas inúteis. Ou, então, um dia livre de compromissos, em que gastamos tempo demasiado para dar conta de afazeres simples.

Ameaça à vista

Quando o prazo de entrega do projeto é curto, ou urgente, no entanto, a tendência é estabelecermos prioridades e termos mais foco e rapidez em sua execução. “É como uma tempestade à sua frente ou um caminhão virando a esquina”, explica Eldar Shafir, professor da Universidade de Princeton e cientista comportamental americano. “É ameaçador e está se aproximando, então você passa a se concentrar fortemente na tarefa, colocando todo seu esforço e empenho para cumpri-la.”

Seja como for, a solução para o problema não se limita, claro, a sair espremendo deadlines a torto e a direito. Isso porque, dependendo da situação, todo o resto das atividades cotidianas dos profissionais seriam colocadas de escanteio – ou pelo menos boa parte delas. Outra desvantagem em correr contra o relógio? Trabalhar de maneira ineficiente, esquecendo ou negligenciando algo importante, o que faz com que as coisas deem errado de qualquer maneira.

“Nada funciona bem quando o trabalho é realizado por espasmos e de maneira inconsistente”, explica Mário Trentim, consultor e especialista em gestão de projetos, que recomenda uma maneira eficaz de contornar a Lei de Parkinson. “O ideal é agir de forma contrária à sua lógica de funcionamento, ‘contraindo’ o escopo do trabalho de acordo com o tempo estabelecido para sua execução”, diz ele. “Se o prazo for urgente, combine o jogo antes e apresente uma versão MVP (Produto Minimamente Viável) do projeto, uma espécie de protótipo, factível e bem fundamentado, porém sem muita elaboração nem detalhamento.”

Tática e estratégia

Nos tempos de hoje, com equipes cada vez mais enxutas e cobrança intensa por resultados, prazos estendidos para planejar e criar seja lá o que for é algo cada vez mais difícil. Ainda assim, se você tiver tempo de sobra para atuar em um projeto específico, evite cair em um ciclo de adiamentos e atrasos tendo em mente as seguintes recomendações do especialista:

• Detalhe o escopo do projeto. Divida o trabalho em pacotes menores e gerenciáveis, distribuindo-os entre a equipe.

• Estabeleça entregas faseadas.

• Deixe claro as funções de cada integrante do time.

• Esclareça a definição de “pronto” (Definition of Done). Todos devem estar na mesma página quanto às expectativas de cada entrega, a fim de evitar retrabalho e eventuais conflitos entre áreas, ou mesmo entre integrantes do time.

• Defina seus marcos (Milestones). Imagine um maratonista sem relógio nem marcações no chão para acompanhar o tempo da corrida e se situar. Ele só segue correndo e correndo, sem saber ao certo quando é hora de acelerar ou reduzir o passo, em que ponto começa a ficar cansado, e por aí afora. Para saber se você está progredindo em direção a algo, é essencial checar constantemente o ritmo do projeto, suas passagens de fase e o nível de performance dos profissionais.

• Gerencie visualmente o projeto. Contar com um quadro, seja físico ou online, funciona como uma espécie de placar que nos mostra onde estamos em relação à data de entrega. Esse “painel de controle” ajuda a visualizar todo o processo, dia a dia, o que contribui para o engajamento do time, além de reduzir as chances de algumas atividades passarem despercebidas.

• Distribua incentivos. Eles podem vir na forma de reconhecimento e elogios, remuneração adicional ou qualquer recompensa que ajude as equipes a manter sua produtividade. E importante: jamais estabeleça deadlines irrealistas ou fakes. Nada mais desmotivador do que entregar um projeto dentro de um prazo escorchante e ele ficar dias na caixa de e-mail do demandante, que só vai pegá-lo dias depois.

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